Das Event gründlich und sicher planen
Ihr kennt nun eure direkte und indirekte Zielgruppe, wisst, was ihr erreichen wollt und welche
Veranstaltung ihr machen wollt, und wo – innen oder außen, im Netz oder in Präsenz.
Jetzt geht es
an die Feinplanung:
Wer sind die „Stakeholder“? Wenn müssen wir einbinden, wen informieren?
– Personal – wer macht was? – Projekt-Management
– Externe Dienstleistende – wen brauchen wir? Sanitätsdienst bzw. Ersthelfende, Security,
Logistik-Unternehmen, Technik etc.
– Behörden – welche Genehmigungen brauchen wir? Und welche Behörde ist verantwortlich?
– Medien – wen laden wir ein?
– Sponsoren, Förderer, Partner – wie sprechen wir Sponsoren, Förderer, Partner an? (s. Schritt
für Schritt zum Sponsor)
– Nachbarn – inwiefern müssen wir die informieren?
– Gastronomie – gibt es Catering für Teilnehmende, Bewegte und Personal? Was gibt es? Wer
stellt es zur Verfügung? Kostet es oder ist es gratis? etc.
Achtung: Alle Genehmigungen laut der Gaststättenverordnung vorhanden?
– Kunstschaffende – brauchen wir die?
Achtung: GEMA, Künstler-Sozialkasse, Ausländer-Steuer
Finanzplan
– Welche Kosten kommen auf uns zu?: Mieten, Reinigung, Versicherungen, Personal,
Gebühren, Give-Aways etc.
– Welche Einnahmen können wir generieren?: Eintritt, Startprämien, Sponsoring,
Merchandising, Catering etc.
– Wollen wir auch Spenden sammeln? Oder „nur“ ein Zeichen setzen?
– Beim Spenden sammeln:
– Nehmen wir Kilometer-Geld oder Startprämie?
– Machen wir eine Tombola oder rufen einfach so zum Spenden auf?
– Verteilen wir QR-Codes und Überweisungsträger?
– etc.
Logistik
Was muss wann wohin transportiert werden?
– Müssen wir Straßen bzw. anderen öffentlichen Raum sperren?
– Gibt es Förderpartner, die das übernehmen können?, z. B. UPS
– Welche Genehmigungen und Verkehrszeichen brauchen wir?
– Wo kommt der Strom her, falls benötigt?
– Toiletten: Reicht ein Häuschen oder brauchen wir einen ganzen Wagen?
– Wo kommt das Wasser her, und wo geht es hin?
– Wie und wo entsorgen wir den Müll?
Öffentlichkeitsarbeit
Veranstaltung ankündigen in örtlicher Presse und Social Media
Hashtags verwenden: #BewegtGegenRassismus #HaltungZeigen #IWgR eventuell eigene
– Give Aways bestellen
– Fotos und Filme unter Hashtag #BewegtGegenRassismus #HaltungZeigen und #IWgR
posten und oder auf Plattform der Stiftung gegen Rassismus hochladen
Achtung: Urheberrecht
Wenn ihr Fremdbilder veröffentlichen wollt, müsst ihr die (Lizenz)Rechte besitzen
Achtung: Persönlichkeitsrecht
Bei öffentlichen Veranstaltungen dürft ihr Fotos von anwesenden Personen
veröffentlichen, sofern ihr vorher darüber aufgeklärt habt, dass die Teilnahme an der
Veranstaltung beinhaltet, dass Fotos öffentlich gemacht werden. Höflich ist es allerdings,
die Personen, deren Bilder ihr veröffentlichen wollt, zu fragen.
Und eine unterschriebene Einwilligung ist kein „Freifahrts-Schein“ für andere
Veröffentlichungen. Die Einwilligungs-Erklärung gilt immer nur für das Foto, für das
eingewilligt wurde.
ZAP - Zeit-, Aufgaben- und Personal-Plan
– Wer macht was wann? – Ablaufpläne
– Checklisten für die Beteiligten erstellen – worauf muss welcher Posten achten?
– Must haves (MH), Nice to haves (NTH) und No gos festhalten
Beispiel:
| Was? | Wer? | Wann? | Status? |
| Termine vereinbaren | Verwaltung | 2 Monate vor Start | Erledigt |
| Mitglieder informieren | Vorstand | … | Vorstand ist informiert |
| Flyer erstellen | … | Fertig bis … | … |
| … | … | … | … |